企业印章管理法律风险提示

企业印章的种类 1.公章:即行政印章(我公司公章包括销售公司印章、资产公司印章),主要用于企业对外处理事务,以…

企业印章的种类

1.公章:即行政印章(我公司公章包括销售公司印章、资产公司印章),主要用于企业对外处理事务,以企业名义发出公文、信函、介绍信、证明或其他企业材料。
2.合同专用章:即企业对外签订(包括订立、变更、解除)合同、协议时所使用的专用章,在签约范围内代表企业。
3.财务专用章:即企业会计核算和银行结算的印章。
4.发票专用章:即企业开具发票时加盖的印章。
5.个人名章:主要指法定代表人(负责人)名章,是企业在银行开立基本账户、开具支票、汇票、出具汇款单等银行或资金事务时需加盖的个人名章。
6.部门章(业务章):即企业各部门为了开展部门业务或用于日常经营管理而使用的印章。
7.电子印章:即数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子印章仅用于信息系统,能生成与相应实物印章一致印记的电子设备,包括专为管理信息系统制作的公司、部门印章和个人电子签名章等。电子印章在管理信息系统内与相同印记的实物印章具有同等行政和法律效力。当事人可以约定使用或者不使用,但电子印章不适用涉及婚姻、收养、继承等人身关系,土地、房屋等不动产权益转让,停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务,法律、行政法规规定的电子文书。

企业印章管理的风险点

1.超越部门章(业务章)使用范围造成合同管理风险
对于超越各类部门章(业务章)使用范围签订的合同,例如合同所盖印章并非公章或合同专用章,而是采购专用章、业务专用章、部门印章等,如企业在印章管理方面存在漏洞,且无法举证证明印章系他人私自使用的,则即使该印章超越了使用范围,但基于善意第三人的合理信赖,交易合同仍可能被认定为对企业具有合法的约束力。上述行为违反公司合同管理制度,导致合同签订履行脱离监控。如企业在明知合同已经实际履行,且未提出任何异议的情况下,则在一定程度上视为企业对此进行了追认,合同效力存在的瑕疵得到补正。此种情况下,合同约定内容往往容易对公司产生不利影响,可能给公司造成巨大损失。
2.盖有公章的空白介绍信、合同、委托书造成表见代理风险
盖有企业公章的空白介绍信、合同、委托书,会产生表见代理的法律风险,表见代理从广义上看也是无权代理,但是为了保护善意第三人的信赖利益与交易的安全,法律强制被代理人承担其法律后果。因此,虽然行为人可能事实上无代理权,但其持有盖有企业公章的空白介绍信等文件,就使相对人有理由认为其有代理权,从而与其进行法律行为,其行为的法律后果由企业承担,会给企业带来诉讼风险并造成损失。
3.印章被盗、遗失、私刻或者被擅自使用风险
《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条规定,企业印章是企业的人格载体,交易文本上加盖了企业印章,在无相反证据予以证明的情况下,便推定为企业具有为本行为的意思表示,在企业公章遗失、被盗或者被私刻以及他人私自使用时,而未及时采取有效手段如登报公示、通知合作方、报案等手段时,企业存在被认定为对公章管理不规范,存在过错而需承担的一定赔偿责任的法律风险。
4.印章管理流程缺陷造成合规管理风险
印章管理流程设计或执行存在缺陷,或者未能严格落实印章专人保管、不相容岗位分离等要求,或者用印登记记录不准确、不完整等,违反了企业内部印章管理制度,容易产生管理漏洞,引发合规风险,甚至给不法作案人员留下可乘之机从而引发诉讼风险。
5.大股东把持公章造成企业运营僵局风险
合资企业可能存在大股东把持公章,影响正常运营使用,甚至假借企业名义为其个人借款进行担保等风险。这种情况一般公安机关不会给予办理印章的丢失备案,很难获得印章的重新刻制,即使能重新刻制,也存在两枚印章具有同等法律效力的局面,容易引发纠纷。

法律风险防控措施
企业印章管理法律风险提示
1.合同主办部门对外签订合同时,须严格履行省公司合同审批流程,经负责人(或授权代表)在合同文本上签字同意并提交《合同会签审核表》后,再加盖合同专用章。任何类型的合同均须在合同正式文本上加盖省、市公司合同专用章,合同超过一页的,应加盖骑缝章。申请加盖合同专用章的均须经合同主办部门、法律部门负责人签字同意方可加盖。加盖合同专用章应如实填写合同专用章使用登记台账,记明合同代码、合同类别、主要内容、签约代表、经办人、盖章时间、批准人等内容。严禁以部门章(业务章)代替合同专用章签订合同。
2.做好空白合同、介绍信、委托书的管理工作,尽量不在空白的合同、委托书、介绍信上盖章,因特殊原因需要盖章的,须经领导审批后,确定专门的保管人,并进行使用登记,对于没使用的,应及时收回销毁。
3.包含合资企业在内的所有省市公司,必须严格执行印章管理制度,规范用印审批、保管用印登记;企业销毁、变更印章,应通过合理的方式将情况予以告知,必要时予以登报公示;在企业印章遗失、盗窃或者发现他人私刻时,应当及时采取登报公示、报案等措施。
4.落实专章专用,严格执行公司印章管理制度及相关规定,特别是落实不相容岗位相分离原则,同一笔业务需要加盖多个印章的,应分别由专人进行保管和用印。此外,签订合同也应手签,而非加盖法定代表人(负责人)或授权代表名章。其他业务需要加盖个人名章的,除财务有特别规定的,应进行手签。
5.关于电子印章管理、使用方面,鉴于数据电文容易修改等特点,在具体使用时建议引入第三方的认证及时间戳服务,提升电子文件作为证据使用的可靠性。同时做好电子文件及其他信息的保存工作。
6.规范合资公司公章管理,通过公司章程或股东会决议的形式明确公章、财务章、法人代表名章等印章的保管及使用规则。如由对方股东办理公章和工商注册手续的,交接时应将公章在交接单上盖章留印后进行签字确认。公司经营期间,须加强用印管理,选择合格的印章保管人,严格用印审批手续,妥善保管印章。

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