合同审批要从哪些方面把关?

01要从制度上把关 首先,应该制定一系列合同管理规范性文件,对合同管理,审查审批以及合同签署等要求做明确规定,…

01要从制度上把关

首先,应该制定一系列合同管理规范性文件,对合同管理,审查审批以及合同签署等要求做明确规定,对常出现的问题进行强调和提醒,对违反上级公司文件要求的签订行为进行明令禁止,在制度上对合同安全进行保障。

02要从相对人上把关

所有与中国石化下属分支机构签订合同的相对人都必须在MDM系统中通过总部后台的审核,才能出现在合同系统的相对人名单中。这足以说明,针对合同相对人资质进行把关的重要性。我们可以把需要签订合同的相对人资料收集起来,建立合同相对人信息资料库。对他们的工商营业执照、法人身份证明、相关行业从业资格证、开户许可证、以及签约代表授权委托书等资料进行实时审核。一方面用于备份,有需要时能够及时核对相对人信息,另一方面是用于更新MDM系统中已过期的数据(如公司名称变更、企业法人变更),确保合同系统中相对人信息与实际签约人信息保持一致。另外,还要留存相对人法人签名字迹模板,避免法人签名被仿签或者是发生未授权的代签等行为。

03要从签约依据上把关

签约依据是签订一份合同的事由说明和签订凭证,用来说明为什么是签订这一类合同,而不是签订其他类别的合同,为什么是和这个相对人签约而不是与其他相对人签约。虽然合同系统中没有把所有合同类型的签约依据纳入必填项,但根据上级文件相关要求,签约依据是合同审批过程中必不可少的一项内容,这不仅是出于完善合同审批流程的考虑,更是为了保护合同经办人,确保合同事项事出有因,有理有据。

04要从文本细节中把关

在日常的合同审查审批中,常常会发现一些合同文本中的低级错误,比如签约双方单位名称有误,合同金额大小写书写错误,多字少字错别字,文本格式错误,银行账号错误,合同相对人信息有误等等。这些问题看起来不打眼,但会带来“失之毫厘谬以千里”的后果。例如,多字少字错别字的情况,中国的文字博大精深,一字多音,一字多意的情况比比皆是,别说多字少字,哪怕是同一个字在不同的语境中都能够表达出不同的意思,所以在合同文本审批的过程中要字斟句酌,不能马虎了事。

05要从合同工作交接中把关

合同管理工作会因企业管理需要,发生岗位人事变更。除了做好岗位交接记录之外,拟定一份《合同审查审批的注意事项提醒》,是一件很有必要的事情。我们可以把以往在合同审批过程中常见的问题整合起来,并且在每个问题项下备注注意事项提醒以及解决措施,将此份注意事项分发给每一位合同审批人,提醒他们在审批合同的过程中需要注意审查的方面;也便于合同审查岗位在工作交接的过程中不至于遗漏合同审查要点,发挥合同事前防御风险的效用。
合同审批要从哪些方面把关?

06要从“异常合同”上把关

在实际工作中,常常为了配合公司经营发展需要,以及上级条线工作安排,造成部分合同被迫倒签或补签。面对这种特殊情况时,我们可以采取另设“异常合同”审批的环节来加强合同把关。在合同系统中走完线上审批流程之后,另外设置一个“线下审批”的环节,通过拟定《异常合同情况说明表》,让经办人填写该异常合同的名称、合同编号、涉及金额、数量、甲乙双方以及造成异常的原因,并分别找经济、审计、监察、安全、法律等部门和分管领导以及公司经理进行线下签章,确保造成该合同“异常”的真实性,从线上线下双向预防“异常”合同风险。

07要从“问题合同”上把关

企业因经营发展需要,会和很多合同相对人签订各类业务合同,但偶尔会出现审批完成却因故没有进行签约或已签约却未能实际履行等“问题合同”。这类“问题合同”数量不多,但影响却不小,千万不可忽视。针对这些“问题合同”,应该制定详细的问题清单,备注缘由,并列明问题解决方案及推进进度。对因相对人原因造成的合同应签未签、签后未履行等情况进行追偿,维护公司合法权益、挽回公司经济损失;对因企业原因造成的应签未签、签后未履行等情况进行梳理,及时终止或者解除合同,并在系统中完善合同流程,预先防范合同风险,确保企业在合规经营中健康发展。

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