企业如何制定保密制度才能有效

每个企业的侧重点都会略有不同,关注点也略有不同。但是万变不离其宗,总有一些规律性的东西可以遵循。 一、哪些属于…

每个企业的侧重点都会略有不同,关注点也略有不同。但是万变不离其宗,总有一些规律性的东西可以遵循。

一、哪些属于保密内容

这个问题很多企业没有解决好。我看到的保密制度中,有些根本没有对保密内容的界定,有些则是把公开信息也放入了保密内容中。这样的制度即便制定出来,也毫无意义。

企业所说的秘密,在绝大多数情况下都是《反不正当竞争法》规定的商业秘密。商业秘密的定义中,保密措施和商业价值两点,企业都能比较好地解决好,唯独对“不为公众所知悉”这个点上掌握不好。

可能“商业秘密”这几个字太深入人心,以至于很多企业认为只要是知识产权就必然是秘密。其实恰恰相反,绝大多数的知识产权都是公开信息,唯有商业秘密才是秘密。

我们可以在很多企业的保密制度中看到,把专利和版权都列入保密内容。这是很莫名其妙的。专利必须公示、登记后才能获取,如何保密?如果不愿意公示,那就无法获得专利权。版权只有在著作公开发表后才开始计算保护期,如何保密?难道不发表?

秘密必须有“秘点”,所谓“秘点”,就是法律规定的“不为公众所知悉”。这里所说的公众,并非是指社会大众,而是指第三人。但是,由于商业秘密在很大程度上是企业各自掌握的,互相之间并不会通气,因此会存在一些特殊情况。

如果不同企业是通过自己的工作,各自独立获取的,那么即便有同一性,也可以认定为各自的商业秘密。如果是几个企业联合获取的,并共同约定保密的,那么也可以成为这几个企业共同的商业秘密。总之,这个事情是不可以让第三人知道的,才是秘密。只要有可能从其他渠道获取的,都不是商业秘密。

二、保密措施的规定

保密措施很多企业很关注,但是我看下来,有些无法执行,有些可能让商业秘密的商业价值无法发挥。保密措施其实就是商业秘密的保管场所、介质,接触商业秘密的人群范围、权限,对商业秘密形成、保管、使用、调阅、复制、公开、销毁等的规范和规定。

这方面的文字规范很多企业也写不好,说到底是搞不清楚应该写点啥,如何规定最适度。既要不妨碍商业秘密为企业带来经济效益,又不能因为效益而造成商业秘密外泄的风险。这里面有个度的把握问题,的确是比较考验制度设计者的功力的。

一般来说,商业秘密总有一个有效期,只有极少数商业秘密可以无期限保护下去。至今大概只有可口可乐的配方有这种属性,大多数的商业秘密都在一定期限后会自动失效。比如,被列入商业秘密的营销计划,这个在计划在执行完毕后,自然也就失去了商业秘密的属性。至于那些属于行业通用标准的技术数据,就更不是什么商业秘密了。
企业如何制定保密制度才能有效
三、制度设计中的文字问题

很多企业喜欢用列举式的方式来写制度,然后还喜欢用“包括但不限于”这种表述。其实这种做法并不可取。看上去包含了一切,实际上在已经被列举出来的之外的情形是很可能引发争议的。即便在列举之中的,也可能引发争议。此外,还显得文字非常啰嗦,完全不得要领。

我比较喜欢以概述式为主,以列举式为辅的方式来写制度。就是设定一个概念和定义。列举式一般都是点状的,但是概述式的则是面状的。我把一个面里的东西都包含进去了,然后再突出几个点,再用一个兜底条款来把外延包住,这样的写法语言不会太啰嗦,事情也都讲清楚了。

为企业撰写制度,其实就是企业内部的立法工作。这个工作的技技术性很强,并不是拿个来抄抄就好。我有时候不太明白,为什么公司会认为这个事情能交给一个人事助理或者人事专员去做。即便是做到了人事经理、人事总监都未必能写出一个合格的规章制度来。

制度内部的逻辑性,制度与制度之间的逻辑性,都不是这么容易掌握好的。因此,我一直主张,公司制定制度要循序渐进。制度化管理不是说公司只有2、3个人的时候,就要建立一个很庞大的制度体系,这时最重要的是要养成按照制度办事的习惯。但是制度本身可以简略些。随着公司发展,逐步去完善、细化制度,逐渐形成体系。这样也让HR能有一个逐步锻炼、成长的机会。

保密制度是一个专业性比较强的制度,公司在制定之前,最好还是先看看相关的法律法规规定,然后再来着手制定自己的制度。

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