如何让律所的投标工作更加有效?

近年来,法律服务市场竞争愈发激烈,招投标业务正在逐渐成为各大企业选择法律服务的方式之一。因此,关注招投标、参与…

近年来,法律服务市场竞争愈发激烈,招投标业务正在逐渐成为各大企业选择法律服务的方式之一。因此,关注招投标、参与招投标也成为了律师们需要去掌握的一项“技能”。

招投标工作其实是一个“评优”的过程。律所品牌、服务团队、专业水平、业绩资质、经验资源等将会被综合考量,为保证招标过程中的公正性,往往环节多,程序性强,要求严格。

在此, 我们试针对投标项目的获取及投标文件的准备提出几点建议。

拓宽渠道,多方关注

除去企业的定向邀标外,目前比较多的是通过第三方平台机构获取招标信息,比如合信招标网,千里马招标网等。在缴纳一定费用后,律所可以定向选择需要关注的招标省份以及目标业务,这样,他们会定期通过邮件的方式推送合适的招标信息,这种方式相对省时省力。

此外,政府部门及大型企业的招标业务,通常会在其官网的招标栏目下进行公示。所以如果律所有定向的需求,运营人员可以定期刷一刷这些企业的公示网站。但是要注意,政府企业的采购通常需要预先办理CA证书,而且大多情况下仅能通过IE浏览器进行操作,如果律所有意参与,需要提前进行准备。另外,针对大型企业的投标工作往往要求律所注册集团账户、会员,才可获取招标文书,那运营人员平日里就需要做好账号管理,及时登记备案。

综合判断,择优选择

招标项目纷繁复杂,而准备一套完整的投标文件需要花费大量时间成本,因此择机选取有价值的、中标几率比较大项目很重要。需要考虑的因素包括但不限于:

  • 律所自身条件是否满足招标文件的资质要求;
  • 招标项目是否与律所的专长领域或特色产品契合;
  • 招标方是否是我们的老客户/朋友介绍的客户/已初步达成合作意向的新客户;
  • 政府机关类的招标项目,是否具有区位优势……

律所运营人员在接收到招标信息后,也应向招标方电话咨询更多细节,了解招标项目详情和招标需求,并和应与各业务主管的合伙人保持充分沟通,使其根据部门情况做综合判断。

一般来说,老客户的招标项目/招标方主动向律所邀约参与投标的项目/具有区位优势的招标项目,中标的可能性都比较大。

任务拆解,分工合作

在确认要参加某个项目,并获取招标文件,知道招标方的具体要求后,我们则需要着手对材料进行准备,这也是整个投标流程中的重心,需要关注的内容很多。

投标文件的构成通常是商务文件、技术文件和报价文件。

商务文件中主要包括投标一览表、投标函等模版性文件以及律所执照、财报等资质性文件。商务文件实质上是考察一家单位是否有资格进行竞标的门槛要求,属于“是或否”的问题,只要满足门槛要求,通常不会在这个部分卡壳,所以一份好的商务文件的核心在于“细心”。例如所提供的资质文件是否最新版本、是原件还是复印件、是否带有公章等……只要严格按照招标文件的要求进行比对、按照自查表逐一检核,就不会有问题。这一部分内容可以由秘书代为操作。

技术文件是整个投标书中最核心的部分,是展示一家律师事务所专业实力的版块,是投标书中“脑”的存在,也是在众多投标单位都符合基本资质初筛的情况下,决定是否入围中标的评判关键。

一份好的技术文件至少应当做到以下四点:

对症下药:从从招标项目的需求点和痛点出发,给出解决问题的方案;从招标企业的属性和需求预判出发,给 ta 想要的。有的招标文件特别强调“涉外能力”、“响应速度”,在法律服务方案中就应当着重体现。

突出亮点:尽可能突出律所/团队的特色和亮点,如:高效的响应、梯队化的团队支持、周到的派驻服务、细致的文本管理、既有的丰富的专业研究成果、品牌知名度等。

思路严谨:尤其突出在争议解决类的招标项目中,在撰写诉讼思路时,模拟招标单位是“自己的当事人”,尽可能展现律师团队的专业性。

利用经验:在“项目服务经验”中,除了列举服务过的企业名称、项目名称外,还可以附上相关的律师意见书、工作报告、判决书等。

这部分内容需要运营人员和律师去进行合作,像服务报价、律师团队、服务经验、服务方案这些专业、核心,体现独特性的部分,需要由律师团队主导完成,但是运营人员可以在每一次投标之后,将其中的内容整理出来,以供下次投标时减少律师的工作量。

文件美化,最优呈现

虽然投标文件的重心是具体材料的准备,但是细节部分我们也要考虑完善,将最优文本呈现给招标公司。页码的编纂,字体的统一,甚至是投标文件封面的选择,都有可能会影响律所的整体形象。在具体内容之外,多一些对细节的关注,或许也会产生“锦上添花”的效果。

关于作者: wenlaw

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