公司管理者HR必备 电子劳动合同的适用与风险防控

在疫情防控的特殊形势下,相较于纸质劳动合同,电子劳动合同在便利性及提升企业管理效率方面具有明显的优势。但鉴于劳…

在疫情防控的特殊形势下,相较于纸质劳动合同,电子劳动合同在便利性及提升企业管理效率方面具有明显的优势。但鉴于劳动合同兼具人身和财产的双重属性,且《电子签名法》将涉及婚姻、收养、继承等人身关系的文书排除在当事人可以约定使用电子签名、数据电文的文书之外,故对《劳动合同法》规定的“书面劳动合同”是仅限于传统认知上的纸质合同,还是包括数据电文形式,一直存在着争议。鉴于不同省份司法机构对电子劳动合同的法律效力持不同意见,部分用人单位虽对推行电子劳动合同的需求十分迫切,但为避免法律风险,仍审慎采用纸质形式签订劳动合同。

此前,浙江、深圳、成都、西安等地已开始积极探索和推进电子劳动合同在实践中的使用,其中,浙江省人力资源和社会保障厅于2019年11月4日发布的《浙江省人力资源和社会保障厅关于优化业务劳动用工服务的指导意见》(浙人社发[2019]63号)规定:“经新业态从业人员同意,在确保合同内容是新业态企业和从业人员双方的真实意愿,并确保合同内容不被篡改的情况下,可以签订电子劳动合同。非新业态经济的其他用人单位与劳动者签订劳动合同也适用此规定。”

在各地对电子劳动合同探索实践的基础上,结合疫情防控期间用人单位和劳动者的需求,人力资源社会保障部办公厅就北京市人力资源和社保保障局《关于在疫情防控期间开展劳动合同管理电子化工作的请示》于2020年3月4日下发《关于订立电子劳动合同有关问题的函》:“用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。”

《关于订立电子劳动合同有关问题的函》虽形式上系对北京市人力资源和社保保障局的回函,但在适用范围上原则上可以扩大至全国范围内。该函明确了电子劳动合同系《劳动合同法》规定的“书面劳动合同”的一种形式,同时肯定了“符合劳动合同法规定和上述要求”之电子劳动合同的法律效力,对电子劳动合同在实践中的推行将具有明显的推动作用。

《关于订立电子劳动合同有关问题的函》在明确可以采用电子形式订立电子劳动合同的同时,也对电子劳动合同具备法律效力的前提条件进行了明确规定:(一)用人单位与劳动者协商一致,我们理解即用人单位与劳动者应就采用电子形式签订劳动合同事宜达成合意,换言之,如用人单位推行电子劳动合同,应取得劳动者的同意;(二)应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名;(三)用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。

《电子签名法》规定,“能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式”;“电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。”

从目前已采用电子形式签订劳动合同的实践情况来看,一般来说,签订电子劳动合同系用人单位OA办公管理系统的一个模块;用人单位为控制其OA系统的唯一权利人,对其OA系统的维护、监管、操作,均具有最终控制权。故此,如用人单位与劳动者发生纠纷,根据举证责任分配原则,一般应由用人单位承担证明其与劳动者已签订的电子劳动合同符合上述法律规定的初步举证责任,亦即解决用人单位提供的证据即以数据电文形式呈现的劳动合同之合法性、真实性、关联性和证明力问题。

结合以上规定,从法律风险防控角度,我们就用人单位采用电子形式签订劳动合同及采用OA系统进行人事劳动管理事宜提供如下建议:

第一,由劳动者签署同意采用电子形式签订劳动合同的确认文件,同时明确仅劳动者可以设定和更改其OA系统登录选项所需信息,以及劳动者对该等信息的保密义务,以避免发生劳动争议时劳动者否认其使用OA系统签订电子劳动合同或进行其他与劳动管理相关行为之事实。鉴于该等确认文件对于认定劳动者使用OA系统留存证据的真实性具有重要作用,建议于入职时或由纸质劳动合同转换为电子形式劳动合同前以纸质形式签署,并妥善保管。

第二,向已采用成熟可靠的区块链、电子签名、可信时间戳等信息技术的、相对知名的互联网企业采购OA软件,以确保发生争议时从用人单位OA系统提取的电子证据的效力。采购OA软件时,应充分确认服务提供商的资质、技术、数据存储地等信息。结合《关于订立电子劳动合同有关问题的函》与《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》的相关规定,通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证的电子劳动合同,其真实性原则上可获得司法机构的认可。

第三,依法制定或完善OA系统使用管理制度,作为用人单位劳动规章制度的组成部分。根据《劳动合同法》的规定,如OA系统所涉事项涉及劳动者的切身利益或重大事项,则OA系统使用管理制度应经职工代表大会或者全体职工讨论,平等协商确定,并履行公示或告知程序。

第四,电子劳动合同及OA系统的记录文件等数据电文的保存时间至少应覆盖劳动争议的诉讼时效期间,即劳动关系终止后一年或更长时间。

第五,在用人单位采用OA系统进行劳动人事管理的前期阶段,建议就重要劳动管理所涉的文件,包括签订劳动合同、签订竞业禁止协议、工资调整、岗位调整、解除劳动关系等,采用OA系统管理与纸质文件管理并行的制度,避免因为系统前期运行的不稳定、操作失误等原因导致电子证据的灭失,从而使用人单位面临无法举证的局面。

最后,从不同用人单位来说,用人单位应首先根据自身的实际需要,包括员工数量、劳动合同签订频率、员工的地域分布、员工对电子劳动合同的接受度等,综合判断采用电子形式签订劳动合同甚至完全采用OA系统进行劳动人事管理的必要性,毕竟电子数据区别于传统证据,用人单位需要面临举证责任加重、相关证据效力存在瑕疵等风险。

关于作者: wenlaw

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